지출품의서 지출결의서 차이

 

회사에서 많이 사용하는 양식들 중에 오늘은 많은 분들이 헷갈리는

지출 품의서 지출 결의서 차이에 대해서 설명해 보려 합니다. 

자세히 보고 내용에 맞게 작성해 보시기 바랍니다. 

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기본적의 의미를 먼저 이야기 해보자면 지출품의서의 경우에는 미리 승인을 받기 위해서 사용하는 것으로 품의서와 기안서 등이 있습니다.

반대로 지출결의서의 경우엔느 지급요청을 하는 문서를 말합니다. 쉽게 설명하자면 지출품의서는 앞으로 사용할 비용이 이렇게 된다. 라고 보고하는 용도이고, 지출결의서의 경우에는 바로 지출을 해주세요 라고 최종적으로 올리는 문서라고 볼 수 있습니다. 

 

보통의 업체에서는 지출품의서와 기안서중 하나를 생략하고 진행하는 경우도 있습니다. 하지만 지출 결의서의 경우에는 미리 승인 받은것에 대해 지급을 요청하는 것이니 꼭 사용을 해야 합니다. 두가지 서류 모두 내부 통제용으로 사용이 되는 것으로 이해 하시면 됩니다. 

 

1. 지출결의서의 의미

지출 결의서의 경우에는 업무처리를 위해서 발생하는 처리 비용에 대해서 승인을 요청하기 위해서 작성되는 서류입니다. 외부에 보내는 자료가 아니라 내부 통제용으로 진행이 되기 때문에 내부 결제 후 보관이 되게 됩니다.

 

지출결의서를 작성할때는 어느 부서인지, 지출 내역, 대금 등의 지출 현황을 입력한다고 보시면 됩니다. 정확하게 어떤 의도로를 가지고 지출이 행해지는지 상급자가 알기 위해서, 그리고 적절한 곳에 사용이 되는 것인지를 판단하기 위해서 작성하여 승인을 받는 것입니다. 

 

 

지출결의서를 작성해야하는 이유는?

모든 회사에서 자금을 집행할 수 있는 결정권을 가진 사람이 있습니다. 최종 결제자는 당연히 대표이사이겠지만, 회사에 따라 이사급, 팀장급에서 결제하여 지출 하거나, 위임을 받은 자가 지출을 승인 할 수 있습니다.

다만 어떤 지출이든 서류가 남아야 하는 법입니다. 그렇기 때문에 이렇게 내부 자료용으로 지출 결의서를 작성해서 언제 어떤 용도도 돈을 사용했다 라는 것을 남겨 두어야 하는 것입니다. 

 

회사가 크면 클수록 이사급, 팀장급의 결정권이 커지므로 이러한때 사용을 하게 되는 것입니다. 그리고 시간이 흐른뒤에 해당 지출이 왜 있었는지, 실제 지출이 이루어 졌는지를 확인하기 위한 용도로도 사용이 됩니다. 

 

비교적 작은 회사들의 경우 사후에 지출 결의서를 제출하는 경우도 있습니다. 사용 목적만 분명하게 맞다면 선 진행 후 회사에 지출 결의서를 제출 하기도 합니다. 이러한 모든 것은 회계처리를 하기 위한 기초 자료로 활용이 되기 때문에 대표이사를 비롯한 경영진들의 올바른 회사, 사업 운영을 뒷받침 하게 되는 것입니다. 

 

 

2. 지출품의서의 의미 

프로젝트를 진행하기 위해서 사전에 해당 프로젝트를 위해서 필요한 자금에 대해 사전에 지출에 대한 승인을 득하기 위해서 작성이 되는 문서입니다. 앞서 이야기한 지출결의서 이전에 지출품의서를 작성한다고 보시면 됩니다.

 

즉, 포괄적으로 앞으로 특정 프로젝트로 인한 비용이 이렇게 발생을 할것이다 라고 보고를 하고 승인을 받기 위해서 작성을 하는 것이고, 이후 각 시점에는 지출결의서를 다시 올려서 승인을 받게 되는 것입니다.

 

그래서 지출품의서의 경우 일정 기간동안 필요한 자금의 단위가 매우 클 수 있으므로, 사전에 자세한 검토를 위해서 작성되며, 필요에 따라서 기반 자료까지 함께 보고하게 됩니다. 

 

 

3. 지출품의서 지출 결의서 차이

지출품의서와 지출결의서의 차이를 헷갈리는 부분이 있어서 위에서 여러가지로 설명을 해보았습니다.

간단하게 한줄로 요약하자면,

 

0 지출품의서는 프로젝트 전체의 비용을 포괄적으로 승인을 받는 것이며,

0 지출결의서는 지출 품의서에 따라서 각 시점별로 별도로 승인을 받아 바로 집행하는 것입니다. 

 

물론 위에서 이야기하는 지출결의서 지출품의서의 경우에는 대다수의 업체가 시행을 하지만, 각 회사마다 규정이 다를 수 있기 때문에 각 회사에서 진행하는 자금 집행 절차에 따라서 진행을 하면 됩니다. 

 

 

4. 지출결의서 양식과 지출품의서 양식 공유 

 

지출결의서 무료 양식 엑셀 공유 (품의서와 차이는?)

 

품의서 양식과 작성방법 (한글 hwp 무료 다운)

 

기안서 양식 및 작성 방법 무료 한글 hwp 다운